E-mail etiquette

Tegenwoordig hebben we naast de eigen mailbox voor e-mail berichten ook mailboxen op de verschillende social media, zoals LinkedIn, Facebook en kunnen we via Twitter Direct Messages sturen aan onze contactpersonen.

Laatst ontving ik een e-mail als reactie op een door mij verstuurde e-mail. Kort daarop  werd ik gebeld waarom ik nog niet gereageerd had. Vreemd want ik reageer altijd binnen 24 uur als dat gevraagd wordt.

Na enige tijd zoeken vond ik de betreffende e-mail en blijkt dat de zender een oude e-mail van mij gebruikt had om een nieuwe e-mail aan mij te sturen zonder het onderwerp te veranderen.  De inhoud van de betreffende e-mail kwam dan ook totaal niet overeen met de inhoud.  De e-mail was met een regel naar een andere folder geplaatst om later eens te lezen.

Ook ontvang ik regelmatig (naar aanleiding van een door mij verstuurde e-mail) een automatisch bericht, dat mijn e-mail goed is ontvangen en ik binnen 2 werkdagen een antwoord zal ontvangen. Helaas komt het dan maar al te vaak voor dat ik geen enkele reactie ontvang.

Hoe kunnen we het e-mail verkeer effectiever maken? Onderstaand enkele tips.

Geef in het onderwerp duidelijk aan waarover het gaat. Als je reageert op een e-mail laat dan het onderwerp staan, als een nieuw of ander onderwerp wil aansnijden doe dat dan bij voorkeur in een nieuwe e-mail. Dat maakt het voor de ontvanger een stuk duidelijker.

Zet in het onderwerp ook bijvoorbeeld “ter informatie” als er geen reactie nodig is. Dat kan ook in de e-mail zelf bijvoorbeeld als eerste regel. Laat daar direct weten of je een antwoord wil ontvangen of een vraag stelt.

Begin de e-mail bij voorkeur met een aanhef. Afhankelijk van de relatie of het onderwerp kan je een formele of informele aanhef gebruiken.

Als je als ontvanger niet binnen 24 uur inhoudelijk kan reageren, stuur dan een kort bericht waarin je zegt wanneer je wel zal reageren. De schrijver weet dan waar hij of zij aan toe is.

Indien nodig beantwoord e-mails en berichten via social media binnen 24 uur. Maak je gebruik van een auto-responder, zorg dan voor een duidelijk bericht en doe wat je zegt in de auto-responder.

Als je een antwoord verwacht stel dan een duidelijke vraag. Ik ontvang wel eens een e-mail die ik na lezen beschouw als informatie, echter de verzender had een antwoord verwacht.

Zorg ook voor een duidelijke ondertekening, zet er als je een snelle reactie verwacht een telefoonnummer bij.

Tweemaal per dag je e-mail lezen zou genoeg moeten zijn. Zelf maak ik veel gebruik van folders waar e-mail in opgeslagen worden die later gelezen kunnen worden, bijvoorbeeld “Ontvangen Nieuwsbrieven” lees ik soms pas na twee dagen. Door gebruik te maken van regels en folders blijft mijn echte inbox overzichtelijk.

Met vriendelijke groet,

Jacques Bais

Zakelijke etiquette: Tip 2 Persoonlijke verzorging

Ga je naar een netwerkevenement, zorg voor een goede persoonlijke verzorging.

Dit gaat ook op als je op bezoek gaat bij een relatie of een beurs bezoekt. Het eerste dat men ziet is je kleding, je verzorging en je uitstraling. Stem je kleding af op je relaties. Bedenk daarbij dat je relaties ook een verwachtingspatroon heeft, van een kunstschilder verwacht men geen driedelig kostuum of een mantelpakje.

Draag comfortable kleding, kleding die bij je past en waar je je lekker in voelt, kijk na of de kleding schoon is en er bijvoorbeeld geen vlekken op zitten. Zitten je schoenen lekker en zijn ze gepoetst?

Denk ook aan je persoonlijke hygiëne, vermijd bijvoorbeeld slechte adem, roos en transpiratie. Nagels met rouwranden vallen altijd op. Bedenk ook dat deodorant of parfum niet mag overheersen. Het is aan te bevelen om bijvoorbeeld een reserve overhemd mee te nemen. Na een dagje beursbezoek is het heerlijk om een schoon overhemd aan te trekken, je voelt je dan ook direct weer beter. Zelf heb ik een standaard een setje in de auto liggen met een tandenborstel, tandpasta, after shave, deodorant, schoenpoetsmiddel en een schoon overhemd.

Zorg voor een energieke uitstraling, uitgerust, fit en met voldoende energie. Een aanrader om je energie op peil te houden tijdens een dagje beursbezoeken is het drinken van water.

Veel succes en met vriendelijke groet,

Jacques Bais

Zakelijke etiquette: Tip 1. Kom op tijd.

Het is een open deur maar toch deze tip: Kom liever vijf minuten te vroeg dan vijf minuten te laat op een afspraak. Lukt het niet om op tijd te komen bel dan tijdig op (wie heeft er geen mobile telefoon?) vertel de reden van de vertraging en hoe laat je dan op je afspraak kan zijn. Als de vertraging meer dan 30 minuten is stel eventueel voor een nieuwe afspraak te maken.

Nettiquette, Echte aandacht voor elkaar.

Tegenwoordig willen we altijd en overal bereikbaar zijn, communiceren  via onze gsm of laptop. Waar we ook zijn, we gebruiken e-mail, sms, twitter, LinkedIn en dergelijke.

Heeft u een vergadering of een persoonlijk gesprek geef dan uw aandacht aan uw gesprekpartner(s) en ga niet tijdens de bespreking uw e-mail of sms-jes lezen of twitteren.

Zet dan uw mobiele apparaat even uit en geef echt aandacht aan uw gesprekspartner.

Las eventueel een korte pauze in om berichten te lezen en te beantwoorden.

Met vriendelijke groet,

Jacques Bais

Uw zakelijk netwerk