De “Brand” op Internet! Wat weet men van je?

Tijdens een thema bijeenkomst over wat je moet doen om door koude acquisitie tot een afspraak en meer omzet te komen is uitgebreid stil gestaan bij het voorbereiden van het eerste gesprek.

Wie is je gesprekspartner, wat weet je en wat houdt hem of haar bezig. Welke aanknopingspunten kan je in het gesprek gebruiken.

Heel veel is via internet te achterhalen, zowel over het bedrijf (via de website van het bedrijf)  als over de persoon (via de social media). Het eerst wat je kan doen om de gegevens te achterhalen is de naam van de persoon in te geven op Google.

Jouw Brand op internet.

De heer Siebe Schootstra (communicatie specialist) had als voorbereiding op deze bijeenkomst een aantal profielen van de aanwezigen op internet bekeken en enkele van zijn bevindingen gedeeld.

De conclusies logen er niet om. Websites met “Nieuws” van augustus 2011, profielen op LinkedIn die afwijken van profielen op Facebook om van de “bio”op twitter maar te zwijgen. Ook teksten of berichten die men heeft geplaatst zijn om z’n minst niet professioneel. Om ook via internet zakelijk goed te netwerken valt er heel veel te verbeteren.

Bedenk goed dat veel van wat men op internet plaatst voor waar wordt aangenomen. Als dan je profiel (Jouw Brand) niet consequent is ingevuld wekt dat verwarring en niet direct vertrouwen op, eerder anti-reclame.

Ook je website en je aanwezigheid op internet, de social media,  zal goed onderhouden moeten worden (vanzelfsprekend ook je profiel bij Netcircuit).

Normaliter zet ik in mijn blog geen reclame, maar als je hulp kan gebruiken voor een goed profiel op internet, kijk dan even op www.virtualid.nl

Met vriendelijke groet,

Jacques Bais

E-mail etiquette

Tegenwoordig hebben we naast de eigen mailbox voor e-mail berichten ook mailboxen op de verschillende social media, zoals LinkedIn, Facebook en kunnen we via Twitter Direct Messages sturen aan onze contactpersonen.

Laatst ontving ik een e-mail als reactie op een door mij verstuurde e-mail. Kort daarop  werd ik gebeld waarom ik nog niet gereageerd had. Vreemd want ik reageer altijd binnen 24 uur als dat gevraagd wordt.

Na enige tijd zoeken vond ik de betreffende e-mail en blijkt dat de zender een oude e-mail van mij gebruikt had om een nieuwe e-mail aan mij te sturen zonder het onderwerp te veranderen.  De inhoud van de betreffende e-mail kwam dan ook totaal niet overeen met de inhoud.  De e-mail was met een regel naar een andere folder geplaatst om later eens te lezen.

Ook ontvang ik regelmatig (naar aanleiding van een door mij verstuurde e-mail) een automatisch bericht, dat mijn e-mail goed is ontvangen en ik binnen 2 werkdagen een antwoord zal ontvangen. Helaas komt het dan maar al te vaak voor dat ik geen enkele reactie ontvang.

Hoe kunnen we het e-mail verkeer effectiever maken? Onderstaand enkele tips.

Geef in het onderwerp duidelijk aan waarover het gaat. Als je reageert op een e-mail laat dan het onderwerp staan, als een nieuw of ander onderwerp wil aansnijden doe dat dan bij voorkeur in een nieuwe e-mail. Dat maakt het voor de ontvanger een stuk duidelijker.

Zet in het onderwerp ook bijvoorbeeld “ter informatie” als er geen reactie nodig is. Dat kan ook in de e-mail zelf bijvoorbeeld als eerste regel. Laat daar direct weten of je een antwoord wil ontvangen of een vraag stelt.

Begin de e-mail bij voorkeur met een aanhef. Afhankelijk van de relatie of het onderwerp kan je een formele of informele aanhef gebruiken.

Als je als ontvanger niet binnen 24 uur inhoudelijk kan reageren, stuur dan een kort bericht waarin je zegt wanneer je wel zal reageren. De schrijver weet dan waar hij of zij aan toe is.

Indien nodig beantwoord e-mails en berichten via social media binnen 24 uur. Maak je gebruik van een auto-responder, zorg dan voor een duidelijk bericht en doe wat je zegt in de auto-responder.

Als je een antwoord verwacht stel dan een duidelijke vraag. Ik ontvang wel eens een e-mail die ik na lezen beschouw als informatie, echter de verzender had een antwoord verwacht.

Zorg ook voor een duidelijke ondertekening, zet er als je een snelle reactie verwacht een telefoonnummer bij.

Tweemaal per dag je e-mail lezen zou genoeg moeten zijn. Zelf maak ik veel gebruik van folders waar e-mail in opgeslagen worden die later gelezen kunnen worden, bijvoorbeeld “Ontvangen Nieuwsbrieven” lees ik soms pas na twee dagen. Door gebruik te maken van regels en folders blijft mijn echte inbox overzichtelijk.

Met vriendelijke groet,

Jacques Bais

Zakelijke etiquette: Tip 2 Persoonlijke verzorging

Ga je naar een netwerkevenement, zorg voor een goede persoonlijke verzorging.

Dit gaat ook op als je op bezoek gaat bij een relatie of een beurs bezoekt. Het eerste dat men ziet is je kleding, je verzorging en je uitstraling. Stem je kleding af op je relaties. Bedenk daarbij dat je relaties ook een verwachtingspatroon heeft, van een kunstschilder verwacht men geen driedelig kostuum of een mantelpakje.

Draag comfortable kleding, kleding die bij je past en waar je je lekker in voelt, kijk na of de kleding schoon is en er bijvoorbeeld geen vlekken op zitten. Zitten je schoenen lekker en zijn ze gepoetst?

Denk ook aan je persoonlijke hygiëne, vermijd bijvoorbeeld slechte adem, roos en transpiratie. Nagels met rouwranden vallen altijd op. Bedenk ook dat deodorant of parfum niet mag overheersen. Het is aan te bevelen om bijvoorbeeld een reserve overhemd mee te nemen. Na een dagje beursbezoek is het heerlijk om een schoon overhemd aan te trekken, je voelt je dan ook direct weer beter. Zelf heb ik een standaard een setje in de auto liggen met een tandenborstel, tandpasta, after shave, deodorant, schoenpoetsmiddel en een schoon overhemd.

Zorg voor een energieke uitstraling, uitgerust, fit en met voldoende energie. Een aanrader om je energie op peil te houden tijdens een dagje beursbezoeken is het drinken van water.

Veel succes en met vriendelijke groet,

Jacques Bais

Zakelijke etiquette: Tip 1. Kom op tijd.

Het is een open deur maar toch deze tip: Kom liever vijf minuten te vroeg dan vijf minuten te laat op een afspraak. Lukt het niet om op tijd te komen bel dan tijdig op (wie heeft er geen mobile telefoon?) vertel de reden van de vertraging en hoe laat je dan op je afspraak kan zijn. Als de vertraging meer dan 30 minuten is stel eventueel voor een nieuwe afspraak te maken.

Profileren met passie.

Veel profielen op LinkedIn vertellen niet echt veel over de persoon. Vaak is het niet meer dan een chronologisch opsomming van functies en banen dien men gehad heeft en komt in de beschrijving de functiebeschrijving of het product naar voren.

Een profiel op LinkedIn is meer dan een CV. Waar het om gaat is dat je gevonden kan worden.

Meer en meer wordt eerst gekeken op internet om uit te vinden met wie men nu eigenlijk te maken heeft, of het nu is om nader kennis te maken, zaken te doen of als kandidaat voor een functie.

Maak je profiel persoonlijker, bijvoorbeeld door in het kort te vertellen wat één van je grootste successen is geweest, iets waar je trots op bent en met plezier op terugkijkt.

Naast de beroemde elevator pitch (zakelijk) doet een succesverhaal die met passie wordt gebracht (persoonlijk) het ook goed op netwerkevenementen, men luistert graag naar een gepassioneerde spreker.

Er wordt altijd beter naar je geluisterd als je je verhaal met passie en enthousiasme vertelt. Ook zal het je makkelijker afgaan. Als je praat over je successen wordt je veelal vanzelf ook enthousiast en straal je dat uit!

Maak daarbij gebruik van de STAR methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat). Vertel daarbij ook wat jou specifieke rol was en wat je er leuk aan vond, noem eventueel namen van mensen die daar ook een rol bij speelden.

Met vriendelijke groet,

Jacques Bais

Ondernemers Netwerk Netcircuit

Een “STAR” voorbeeld:

In mijn rol als projectmanager in de logistiek werd ik geconfronteerd met verkeerde klantengegevens waardoor zendingen verkeerd gingen met als gevolg veel klachten van onze klanten en schade aan ons imago. Uit onderzoek bleek dat de klantengegevens uit twee systemen kwamen die beide niet de juiste informatie bevatten. Ik heb toen een project gestart en de twee afdelingen plus de ICT afdeling met elkaar laten praten kwam de oplossing, één centrale invoer en onderhoudsafdeling voor klantgegevens. Dit heeft geleid tot 80% minder fouten en klachten. Mensen bij elkaar brengen en samen een gemeenschappelijk resultaat laten behalen is iets waar ik heel veel plezier aan beleef.

Dit voorbeeld iets uitgebreider:

Situatie: Bij de invoering van een logistiek systeem werd ik als projectmanager geconfronteerd met fouten in het klantensysteem, veel dubbele adressen, foute afleveringsadressen, verkeerde contactpersonen enzovoorts, waardoor we veel retourzendingen kregen en daardoor klachten over te late leveringen en verkeerde facturering.

Taak: Om de situatie te verbeteren moest de klantendatabase aangepakt worden. Na onderzoek bleek dat er twee afzonderlijke klantendatabases waren, namelijk die van de boekhouding te behoeve van de facturering en die van de Verkoopafdeling, het CRM systeem (Customer Relationship Management), die logistiek maakte gebruik van het CRM systeem.

Activiteit: Ik heb de verantwoordelijke personen van de boekhouding, de verkoop en van de ICT afdeling bij elkaar gebracht om de verschillende systemen met elkaar te laten praten en uniformiteit te krijgen in de databases.

Resultaat: Binnen drie maanden was er kleine toepassing geschreven die beide systemen voedt met één verantwoordelijke voor de invoer en het onderhoud. Het aantal retourzending en klachten over leveringen zijn met 80% gereduceert. Uiteindelijk leverde dat ook nog een besparing op van 1 FTE, immers gegevens werden centraal ingevoerd en niet meer op twee plaatsen.